№457

Про окремі питання прийняття документів, реєстрації, оприлюднення та доведення їх до виконавців

Враховуючи ситуацію, що склалася в Тернопільській міській раді внаслідок хакерської атаки 27.06.2017р., відсутність мережі Інтернет, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», з метою забезпечення реєстрації вхідної та вихідної документації, рішень міської ради та виконавчого комітету, оприлюднення та доведення їх до виконавців, виконавчий комітет міської ради вирішив:

1.Відділу звернень та контролю документообігу:

1.1.З 03.07.2017р. запровадити ведення журналів обліку вхідної та вихідної кореспонденції (ідентифікувати їх «ПФ» та «ПЮ», де букви «ПФ» означаютть «паперовий фізичні особи», «ПЮ» означають «паперовий юридичні особи»).

1.2.Надавати на резолюцію вищому керівництву та визначеним виконавцям копію документу, оригінал зберігається у відділі звернень та контролю документообігу.

2.Визначити, що на період відсутності системи АСЕДО та мережі Інтернет:

2.1.Відповіді на звернення виконавці готують та візують у начальників виконавчих органів та направляють на погодження (підпис) вищому керівництву.

2.2.Відповідальним за підготовку відповіді визначається перший виконавець в резолюції. Інформацію для підготовки остаточної відповіді решта виконавців зобов’язані надати не пізніше, як в 2-денний термін до завершення надання відповіді першому виконавцю, який контролює дотримання терміну підготовки остаточної відповіді.

2.3.Вихідний номер документу присвоюється після підпису (погодження) секретарем ради, профільними заступниками міського голови та міським головою згідно з розподілом обов’язків.

2.4.Відповіді на листи, що надійшли через електронну пошту, надсилатимуться після відновлення роботи в Тернопільській міській раді мережі Інтернет та системи АСЕДО.

2.5.Відповіді на звернення, що зареєстровані в системі АСЕДО включно до 26.06.2017р. надати після відновлення роботи системи в 2-денний термін.

2.6.Паперові та електронні звернення, що надійшли після 16.00год. 27.06.2017р. до до 30.06.2017р. зареєструвати в журналі обліку з 03.07.2017р., реєстрацію розпочати з №1.

2.7.Реєстрація звернень в журналах вхідної та вихідної документації ( у паперовому вигляді) рівносильна електронній реєстрації, та після відновлення роботи АСЕДО не потребує внесення їх в АСЕДО. Дані звернення архівуються окремо.

2.8.Працівникам відділу звернень та контролю документообігу взяти на особистий контроль ведення реєстрів руху документів.

2.9.Працівники відділів та управлінь міської ради, відповідальні за ведення діловодства, щоденно фіксують отримання документів у реєстрах (каб.12, 14, 15), за що несуть персональну відповідальність.

3.Проекти рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови, з 03.07.2017 р. і до відновлення роботи мережі Інтернет та баз даних зазначених документів, подавати на електронних носіях (USB-флеш-накопичувачах) в організаційний відділ ради та організаційний відділ виконавчого комітету управління організаційно-виконавчої роботи.

4.Контроль за виконання рішення покласти на заступника міського голови-керуючого справами І.С.Хімейчука.