Структурний підрозділ
- Назва
- Відділ звернень та контролю документообігу
- Зміст
-
ВІДДІЛ ЗВЕРНЕНЬ ТА КОНТРОЛЮ ДОКУМЕНТООБІГУ
ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
Працівники:
ТИМОЧКО Петро Володимирович – начальник відділу
ЯНУШ Наталія Володимирівна – заступник начальника відділу
Сектор прийому:
МАТВІЄНКО Марія Іванівна – завідувач сектора
МАРТИШ Надія Іванівна – головний спеціаліст
СНОПКО Надія Романівна – головний спеціаліст
ЦАП Тетяна Петрівна – спеціаліст І категорії
ЛИСИЦЯ Марія Михайлівна – старший інспектор
Сектор контролю:
ПЕТРОВА Наталя Василівна – завідувач сектора
ХАНАС Валентина Федорівна – головний спеціаліст
Графік роботи:
Понеділок – четвер: 8.00–17.15, п’ятниця: 8.00-16.00
Обідня перерва: 13.00–14.00
Контактна інформація:
адреса:
вул. Листопадова, 6,
тел. 8 (0352) 25-14-48
Положення
про відділ звернень та контролю документообігу Тернопільської міської ради
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1 Відділ звернень та контролю документообігу, надалі (відділ), є органом Тернопільської міської ради, нею утворюється, їй підзвітний і підконтрольний, підпорядкований виконавчому комітету та міському голові.
1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України ”Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, „Про звернення громадян”, Постановами Верховної Ради України, Указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, іншими нормативними документами органів державної влади і місцевого самоврядування, рішеннями Тернопільської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та цим Положенням, іншими нормативними актами.
1.3. Відділ здійснює свою діяльність на правах самостійного структурного підрозділу міської ради, має печатку зі своїм найменуванням, інші необхідні штампи, бланки, реквізити. Відділ користується майном, наданим йому міською радою.
1.4. Юридична адреса відділу: м. Тернопіль, вул. Листопадова, 6.
2. ЗАВДАННЯ ВІДДІЛУ
2. Основними завданнями відділу є:
2.1. Забезпечення виконання вимог законодавства щодо розгляду звернень фізичних та юридичних осіб в Тернопільській міській раді її структурних підрозділах.
2.2. Забезпечення дотримання єдиної системи діловодства, контролю за строками проходження і виконання службових документів.
2.3. Забезпечення умов для здійснення гарантованих Конституцією України права на звернення та отримання своєчасної відповіді.
2.4. Організація прийому в Тернопільській міській раді, реєстрації та передачі за призначенням письмових звернень фізичних та юридичних осіб, депутатів міської ради, постійних комісій міської ради, депутатських фракцій та груп, іншої кореспонденції, яка надходить у міську раду; ведення реєстраційної, контрольної і довідкової картотек. Реєстрація і відправка вихідної кореспонденції міської ради та виконавчого комітету, депутатів міської ради, постійних комісій міської ради, депутатських фракцій та груп, в тому числі рекомендованими листами та листами з описом.
2.5. Реєстрація поступлення Законів та Постанов Верховної Ради України, Указів Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень та розпоряджень обласної ради, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, рішень сесій міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови , протокольних доручень сесій міської ради, протокольних доручень виконавчого комітету інших нормативних документів, здійснення контролю за їх своєчасним виконанням.
2.6. Забезпечення проведення особистих прийомів міського голови та його заступників згідно затвердженого графіку. Контроль за розглядом письмових та усних звернень фізичних осіб та письмових звернень юридичних осіб згідно строків встановлених чинним законодавством.
2.7. Інформування громадян через засоби масової інформації з питань, що стосуються організації роботи та порядку розгляду у виконавчому комітеті, управліннях, відділах, інших структурних підрозділах письмових звернень та особистого прийому в межах компетенції відділу.
2.8. Здійснення обліку письмових та усних звернень фізичних осіб. Інформування виконавчого комітету про стан роботи з документами в структурних підрозділах міської ради.
3. ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ
3. Відділ для вирішення поставлених перед ним завдань забезпечує:
3.1. Централізований прийом звернень від фізичних та юридичних осіб, депутатів міської ради, постійних комісій міської ради, депутатських фракцій та груп, реєстрація законодавчих та розпорядчих документів всіх рівнів.
3.2. Організацію особистого прийому громадян міським головою, його заступниками, керівниками структурних підрозділів та комунальних служб міста, проведення попередніх співбесід з громадянами, запис на особистий прийом до міського голови, його заступників та депутатів міської ради.
3.3. Прийом, реєстрацію письмових звернень, попередній розгляд, вилучення з архіву відділу, підготовку стислого викладення змісту звернення для подальшої доповіді керівництву. Представлення звернень, відповідно до регламенту виконавчого комітету міської ради, на розгляд міському голові та заступникам згідно розподілу обов’язків між ними.
3.4. Ведення обліку вхідної документації та звернень, що надішли на особистих прийомах міського голови та його заступників, фіксування їх руху від надходження у відділ до завершення розгляду і передачі в архів відділу у відповідності до інструкції з діловодства за зверненнями громадян, єдиної системи діловодства, розпоряджень міського голови, інших чинних нормативних актів. Вручення під розписку справ виконавцям, відправку поштою вихідної кореспонденції.
3.5. Перевірку стану справ із розгляду звернень та ведення діловодства згідно вимог чинних нормативних актів, в структурних підрозділах міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності. За дорученням керівництва, приймає участь в роботі комісій з перевірки звернень, стану справ по їх розгляду з певної групи питань, у визначених структурних підрозділах, на підприємствах, в установах та організаціях.
3.6. Інформування громадян через засоби масової інформації та індивідуально з питань, що стосуються:
- порядку звернень в міську раду та її структурні підрозділи;
- порядку розгляду та вирішення питань згідно чинного законодавства;
- проходження та стану розгляду звернень ;
- порядку запису громадян на особистий прийом до міського голови, його заступників та депутатів міської ради;
- часу та місця особистого прийому громадян міським головою, заступниками, керівниками структурних підрозділів міської ради;
- розташування управлінь, відділів, інших структурних підрозділів, номери їх телефонів, ознайомлення з переліком вирішуваних ними питань.
3.7. Здійснення систематичного контролю за своєчасним розглядом і вирішенням звернень, які направляються на виконання в структурні підрозділи міської ради, на підприємства, в організації, установи міста та надання виконавцями відповідей заявникам згідно строків, передбачених Законом України «Про звернення громадян».
3.8. Контроль за виконанням рішень міської ради, рішень та розпоряджень виконавчого комітету, постійних комісій міської ради, доручень міського голови, протокольних доручень сесій міської ради та виконавчого комітету; контроль за виконанням рішень та розпоряджень обласної ради, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, інших нормативних документів вищестоящих органів.
3.9. Періодичне складання і представлення виконавчому комітету звітних аналітичних, інформативних та довідкових документів з питань стану розгляду та вирішення письмових і усних звернень громадян.
3.10. Під час запису на особистий прийом до міського голови, його заступників та депутатів міської ради роз’яснення громадянам порядку вирішення їх питань, долучення до картки особистого прийому попередні звернення, якщо такі зареєстровані у відділі, попереднє інформування керівників, які здійснюють прийом, про зміст звернень та подача документи по кожній справі.
3.11. Систематичне інформування керівництва міської ради про факти безвідповідального ставлення до розгляду звернень, порушення встановлених термінів їх виконання.
3.12. Розробку проектів нормативно-правових актів.
4. ПРАВА ВІДДІЛУ
4. Відділ звернень та контролю документообігу має право:
4.1. здійснювати контроль за дотриманням структурними підрозділами міської ради, підприємствами, організаціями, установами міста, що розташовані на території міста Тернополя незалежно від форм власності ( далі – організацій ), вчасного і якісного виконання звернень фізичних та юридичних осіб, інших контрольних документів згідно термінів, встановлених чинним законодавством. Інформувати виконавчий комітет про факти виявлених порушень;
4.2. вимагати від організацій надання інформації у вигляді довідок, пояснень, статистичних, аналітичних та інших матеріалів про усні та письмові звернення фізичних та юридичних осіб, які надійшли безпосередньо в організації, або направлені на виконання керівництвом міської ради;
4.3. повертати виконавцям документи, підготовлені з порушенням існуючих інструкцій по діловодству;
4.4. надавати відповіді фізичним та юридичним особам відповідно до функцій переданих розпорядженням міського голови.
5. КЕРІВНИЦТВО
5. Відділ очолює начальник відділу, який здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, збереження майна і засобів, переданих йому в користування міською радою; без доручення діє від імені відділу і представляє його інтереси в усіх установах і організаціях;
5.1. Начальник відділу
5.1.1. розподіляє посадові обов’язки між працівниками відділу;
5.1.2. затверджує посадові інструкції працівників відділу;
5.1.3. складає план та кошториси з питань діяльності відділу;
5.1.4. в межах своїх повноважень видає накази.
5.2. Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету.
5.3. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу у межах виділених асигнувань затверджує міський голова.
5.4. Кошторис та штатний розпис відділу затверджує міський голова.
6. ЛІКВІДАЦІЯ, РЕОРГАНІЗАЦІЯ
6.1. Ліквідація /реорганізація/ відділу здійснюється відповідно до чинного законодавства.